شرح وظایف اداره تدارکات در یک نگاه

اداره تدارکات مسئول اصلی خرید تجهیزات، کالا و خدمات برای دانشگاه می باشد.کارپردازان به سرپرستی رئیس ایناداره هموارهدرتلاشهستند تا بامقایسه قیمت ها و کیفیت کالاها و خدمات،مناسب ترین، بهترین و ارزشمند ترین سفارش خریدرا را برای دانشگاه انجام دهند.

مدیریت خرید و تدارکات یکی از فعالیت های اصلی و ستادی هر سازمان در جهت رسیدن به اهدافش می باشد و تمامی امور مرتبط با خرید کالا و خدمات مورد نیاز برای انجام تمامی فرایندها را در بر می گیرد. واحد خرید و تدارکات با تمامی بخش های دانشگاه در ارتباط است و به نوعی ارتباط دانشگاه با تامین کنندگان خارجی را برقرار می سازد.مدیر خرید و تدارکات به وسیله فرم درخواست کالا، ازنیازهای مختلف آنها به کالا و تجهیزات و یا خدمات، آگاهی می یابد.سپس با جستجو در بازار و شناسایی تامین کنندگان موجود،بهترین آنها از نظر قیمت و کیفیت محصولات را، انتخاب می کند. در برخی مواردو به منظور ایجاد محیط رقابتی استفاده از استراتژی قدرت چانه زنی خریداران ودرراستای قوانین وآیین نامه های مالی اداره تدارکات برای انتخاب تامین کننده مورد نظر مناقصه، مزایده و یا استعلام، برگزار می نماید. مسئول پیگیری و اجرای کلیه امور آن بر عهدهرییس اداره تدارکاتومجموعه کارپردازان این اداره می باشد.البته امروزه با توجه متنوع شدن تامین کنندگان، شیوه های مختلف تامین کالا و خدمات و نوسان قیمت ها، فرآیند خرید کالا، تجهیزات و خدمات بسیار پیچیده و وظیفه مدیر خرید و تدارکات سخت تر شده است. تا آنجا که مباحثی مانند خرید و تدارکات بهنگام و به موقع، در این حوزه بسیار مطرح و پر اهمیت هستند.

مهمترین وظایف اداره تدارکات بطور خلاصه عبارت است از:

 انجام وظایف مربوط به دبیر کمیسیون معاملات و کمیسیون مناقصه همچنین تشکیل جلسه های مربوط به افتتاح استعلام مناقصه ها و مزایده ها.

 نظارت و اجرای قانون برگزاری مناقصات و سایر قوانین و مقررات حاکم برمعــاملات در کلیه واحدها، دانشکده ها و معاونت های دانشگاه.

 گردآوری آمارواطلاعات و گزارشات تخصصی پیرامون کلیه فعالیت های تدارکاتی ،تجــزیه و تحلیل آن و ارائه گزارشات تحلیلی و آماری.

 برنامه ریزی و اقدام نسبت به توزیع کالاها و اموال خریداری شده موجود در انباربراساس خریدهای صورت گرفته واحدها و دانشکده ها.

 ثبت اطلاعات برگزاری مناقصه ها و مزایده ها در پایگاه ملی اطلاع رسانی مناقصه ها.

 برنامه ریزی و انجام انبارگردانی پایان سال و ارائه گزارشات مربوط به نتایج حاصله.

 انجام امور گمرکی و بیمه و ترخیص کالاهای خریداری شده از خارج کشور.

 انجام کلیه امور تشریفات خریدها اعم ازخریدهای داخلی و خارجی.

 انجام کلیه امور تشریفات مناقصه ها و مزایده های دانشگاه.

 تهیه و تنظیم قراردادهای مربوط به خرید وانجام خدمات.

برنامه ریزی و انجام اقدامات لازم درجهت تامین کالاهای مصرفی و اموال مورد نیاز دانشگاه براساس بودجه مصوب و مجوزهای صادره و آیین نامه ها و مقررات مربوط به معاملات.ارائه لیست موجودی کــالا به واحدهای خدمات دهنده براســاس زمانبندی معیّن به منظوراستفـاده و جلوگیری ازخریدهای غیرضروری و رعایت استانداردهای نگهداری کالا درانباربرنامه ریـزی وارائه پیشنهادات لازم درارتباط با نگهداری وتوسعه سیستم مکـانیزه تـدارکات ازطریق مطالعه سیــستم های پیشرفته علمـی در زمینه تدارکات وجـمع آوری نقطه نظـرات و

پیشنهادات صاحبنظران جهت بهینه سازی سیستم مذکور و ایجــاد وحــدت رویه در دانشگاه.

بخش خریدهای داخلی

خرید کلیه لوازم مورد نیازواحدها، معاونت ها، و دانشکده ها اعم از خریدهای عمومی و اختصاصی توسط کارپرداز واحد با کسب نظر کارشناسان مربوطه انجام می پذیرد
 

بخش سفارشات خارجی

خریدهای خارجی پس ازطی پروسه درخواست دانشکده اخذ پروفرما، تصویب و تامین اعتبار ازطریق کارشناس خریدهای خارجی با طی مراحل قانونی انجام می شود.